Jak założyć e-Doręczenia — dla osoby prywatnej i firmy krok po kroku

Jeśli zakładasz skrzynkę prywatną, skorzystaj w przeglądarce z mObywatel.gov.pl albo edoreczenia.gov.pl. Wniosek dla firmy składa się przez biznes.gov.pl. Samo wysłanie wniosku nie kończy procedury — utworzoną skrzynkę trzeba jeszcze aktywować.

Czym są e-Doręczenia

e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która pozwala wysyłać i odbierać korespondencję ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Oficjalne informacje są dostępne na stronie e-Doręczeń.

Adres do doręczeń elektronicznych, czyli ADE, nie jest zwykłym adresem e-mail. Ma format AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, jest przypisany do jednego użytkownika i nie może zmienić właściciela. Adresy są wpisywane do Bazy Adresów Elektronicznych, czyli BAE.

Osobisty adres obywatela mogą znaleźć w BAE tylko podmioty publiczne. Obywatele i firmy nie mają wglądu w te dane, natomiast dane firmy są widoczne dla wszystkich użytkowników e-Doręczeń.

Od kiedy e-Doręczenia są obowiązkowe i kogo dotyczą

Osoba prywatna korzysta z e-Doręczeń dobrowolnie, natomiast przedsiębiorcy z CEIDG i podmioty z rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek posiadania ADE wpisanego do BAE.

Zawieszenie działalności w CEIDG lub KRS nie zwalnia z posiadania adresu ani odbierania korespondencji. Każda rola wymaga osobnego adresu: innego dla osoby prywatnej, firmy i wykonywanego zawodu zaufania publicznego. Spółka cywilna nie może mieć własnego ADE — adresy mogą mieć poszczególni wspólnicy.

Jak założyć e-Doręczenia jako osoba prywatna

Osoba prywatna składa wniosek na edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl otwartym w przeglądarce, a nie bezpośrednio w aplikacji mobilnej. Potrzebne są potwierdzony Profil Zaufany oraz konto w ePUAP. Jeśli nie masz jeszcze profilu, zobacz instrukcję jak założyć Profil Zaufany.

1. Zaloguj się profilem zaufanym, aplikacją mObywatel, bankowością elektroniczną, e-dowodem albo identyfikacją eID.
2. Jeżeli pojawi się okno „Załóż skrzynkę”, zaznacz „Akceptuję Warunki korzystania z usługi” oraz „Zgadzam się na przetwarzanie moich danych zawartych w Polityce prywatności”. Następnie wybierz „Potwierdź”.
3. Na stronie „Twoje skrzynki” znajdź sekcję „Osobista” i kliknij „Złóż wniosek”.
4. Przy pytaniu „Dla kogo zgłaszasz wniosek?” wybierz „Dla siebie”. Przy pytaniu „Dla kogo będzie zakładany adres do e-Doręczeń?” zaznacz „Dla obywatela (osoby fizycznej)” i kliknij „Dalej”.
5. Przejdź przez kroki „Dane wnioskodawcy”, „Dane administratora”, „Podgląd wniosku”, „Podpis” i „Podsumowanie”. Imię, nazwisko i PESEL powinny uzupełnić się automatycznie z profilu zaufanego.
6. Podaj dwukrotnie adres e-mail. Na ten adres zostanie wysłana informacja o utworzeniu ADE oraz instrukcja aktywacji.
7. Sprawdź adres do korespondencji wczytany z rejestrów państwowych. Możesz użyć opcji „Zmień adres do korespondencji”, aby podać adres lub skrytkę pocztową. Dane te zostaną wpisane do BAE i mogą służyć do publicznej usługi hybrydowej.
8. Jeśli chcesz, użyj „Dodaj kolejnego administratora” i podaj jego imię, nazwisko, PESEL oraz e-mail. Dodatkowy administrator nie jest obowiązkowy.
9. W kroku „Podgląd wniosku” kliknij „Podpisz”. Wniosek możesz podpisać profilem zaufanym, e-dowodem albo certyfikatem kwalifikowanym.

Po wysłaniu wniosku potwierdzenie przyjdzie na podany e-mail. Status sprawdzisz w zakładce „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”. Możliwe statusy to „W trakcie weryfikacji”, „Pozytywnie rozpatrzony” i „Odrzucony”.

e-Doręczenia w aplikacji mObywatel

W aplikacji mObywatel e-Doręczenia są dostępne w usłudze „Skrzynka osobista”, ale samego wniosku o utworzenie skrzynki nie składa się bezpośrednio w aplikacji. Jeśli usługa wymaga ADE, aplikacja może wyświetlić ekran o potrzebie jego założenia wraz z przyciskiem prowadzącym do strony e-Doręczeń.

Do „Skrzynki osobistej” przejdziesz przez ikonę koperty w prawym górnym rogu ekranu głównego. Możesz tam przeglądać skrzynki e-Doręczeń i ePUAP, czytać wiadomości, pobierać załączniki, odbierać urzędowe potwierdzenia doręczenia, odpowiadać i wysyłać wiadomości do instytucji publicznych. Informacje o uruchomieniu aplikacji znajdziesz w poradniku jak założyć mObywatel.

W aplikacji nie podpiszesz korespondencji ani załączników podpisem zaufanym. W takiej sytuacji trzeba zalogować się do skrzynki na komputerze.

Jak założyć e-Doręczenia dla firmy

Firma składa wniosek przez usługę „Złóż wniosek dotyczący adresu do e-Doręczeń dla firmy” na biznes.gov.pl. Ta ścieżka jest przeznaczona między innymi dla przedsiębiorców z CEIDG oraz spółek i innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

1. Zaloguj się do biznes.gov.pl profilem zaufanym albo e-dowodem. Przy pierwszym logowaniu system przeprowadzi Cię przez założenie konta.
2. Otwórz usługę „Złóż wniosek dotyczący adresu do e-Doręczeń dla firmy” i wybierz „Załatw online” albo „Złóż przez BIZNES.GOV.PL”.
3. Uzupełnij wniosek zgodnie z danymi firmy. Przedsiębiorca z CEIDG może samodzielnie zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora. Spółka lub inny podmiot z KRS musi wskazać administratora skrzynki.
4. Zadbaj o prawidłową reprezentację. Wniosek podpisuje właściciel firmy z CEIDG, osoby uprawnione do reprezentacji spółki, prokurent albo pełnomocnik.
5. Jeżeli dokument musi podpisać kilka osób, wybierz „Wiele podpisów”. Od wypełnienia kreatora są 4 dni na zebranie podpisów, ponieważ przez taki czas niepodpisana wersja jest przechowywana na Koncie Przedsiębiorcy.
6. Podpisz wniosek podpisem zaufanym, osobistym, kwalifikowanym albo — w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną — kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Następnie kliknij „Wyślij”.

Usługa jest bezpłatna. Przy pełnomocnictwie lub prokurze obowiązuje opłata skarbowa 17 zł, wpłacana na konto urzędu gminy mocodawcy. Łączny rozmiar załączników nie może przekroczyć 3,7 MB.

Aktywacja skrzynki i pierwsze logowanie

Skrzynkę trzeba aktywować po otrzymaniu informacji o utworzeniu adresu, ponieważ samo złożenie wniosku nie wystarcza. W przypadku firmy dopiero po aktywacji ADE jest niezwłocznie wpisywany do BAE, a urzędy zaczynają wysyłać korespondencję na ten adres.

Aktywacja skrzynki osobistej

1. Zaloguj się do mObywatel.gov.pl albo edoreczenia.gov.pl i otwórz zakładkę „Twoje skrzynki”.
2. Kliknij „Aktywuj skrzynkę”, podaj e-mail do powiadomień i zapoznaj się z regulaminem Operatora Wyznaczonego.
3. Zaznacz „Wiem, że na aktywną skrzynkę będę dostawać korespondencję elektroniczną od urzędów, które mają ADE.”, a następnie kliknij „Aktywuj”.
4. Potwierdź kodem SMS w oknie „Potwierdź logowanie”. Po aktywacji pojawi się komunikat „Twoja skrzynka została aktywowana” oraz wiadomość powitalna od „Automat e-Doręczenia”.

Obywatela nie obowiązuje ustawowy termin aktywacji. Adresy osób fizycznych są wpisywane do BAE bezterminowo i nie trzeba przedłużać ich ważności.

Aktywacja skrzynki firmowej

Po otrzymaniu e-maila zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. W przypadku podmiotu z KRS powinien zrobić to wskazany administrator. Otwórz zakładkę e-Doręczenia w menu bocznym, wybierz skrzynkę, kliknij „Aktywuj”, podaj e-mail do powiadomień, zapoznaj się z regulaminem Operatora Wyznaczonego i wybierz „Aktywuj skrzynkę”.

Jak odbierać listy i kiedy są doręczone

Wiadomość odbierasz przez otwarcie jej w skrzynce i potwierdzenie odbioru, po czym nadawca otrzymuje dowód otrzymania. Powiadomienie o nowej korespondencji przychodzi na e-mail wskazany podczas aktywacji.

Nie ignoruj wiadomości od podmiotów publicznych. Jeżeli nie odbierzesz pisma w ciągu 14 dni od jego wpłynięcia, po upływie tych 14 dni zostanie wystawiony dowód otrzymania. Pismo uznaje się za doręczone w dniu następującym po upływie 14 dni — wynika to z art. 41 ust. 1 pkt 3 i art. 42 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

W folderze „Odebrane”, w kolumnie „Data”, można sprawdzić, ile dni pozostało do uznania wiadomości za doręczoną. Adres powiadomień zmienisz przez „Ustawienia skrzynki” → „Powiadomienia” → „Zmień adres”.

Wiadomość, załączniki oraz dowody wysłania i odebrania można pobrać jako plik ZIP zawierający pliki PDF i XML. Korespondencja od podmiotów publicznych zostanie dostarczona także przy przepełnionej skrzynce, gdy zwolni się miejsce, a powiadomienia e-mail mimo to zostaną wysłane.

e-Doręczenia a ePUAP

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia zastąpiły korespondencję prowadzoną przez skrzynki ePUAP, a korespondencja przez ePUAP jest skuteczna tylko wtedy, gdy wskazują na to przepisy szczególne. Doręczenia przez ePUAP od obywateli lub firm do urzędów i odpowiedzi urzędów na konto ePUAP były równoważne e-Doręczeniom do 31 grudnia 2025 r.

Jeżeli w konkretnej sprawie przepisy nadal wskazują ePUAP, pomocna może być instrukcja jak wysłać pismo przez ePUAP. Szersze zestawienie kanałów zawiera poradnik o tym, jak wygląda kontakt z urzędem przez internet.

Najczęstsze problemy

Najczęstsze problemy dotyczą błędnego wniosku, niewłaściwej reprezentacji firmy oraz pominięcia aktywacji skrzynki. Jeśli we wniosku osoby prywatnej jest błąd, nie składaj kolejnego dokumentu — poczekaj na odrzucenie i e-mail z przyczyną, a dopiero później wyślij nowy wniosek.

• Wniosek firmy został odrzucony: częstym powodem jest podpisanie go niezgodnie z zasadami reprezentacji. Sprawdź, kto może reprezentować firmę i czy potrzebne są podpisy kilku osób.
• Wniosek został wysłany, ale firma nie ma aktywnego ADE: zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy i wykonaj aktywację. Sam wniosek nie wystarcza.
• Administrator jest nieobecny: właściciel adresu lub administrator może wskazać inne osoby uprawnione do wysyłania, odbierania i zarządzania korespondencją. Skrzynka może mieć wielu administratorów.
• Trzeba zmienić administratora firmy: w e-usłudze wybierz wniosek o zmianę danych w BAE, a na ekranie „Czego dotyczy zmiana” zaznacz „Dane administratora”.
• Nie przychodzą powiadomienia na właściwy adres: zmień e-mail w ustawieniach skrzynki. Dla firmy robi się to w Koncie Przedsiębiorcy.
• Masz prywatny ADE i zakładasz firmę: nie podawaj osobistego adresu we wniosku CEIDG. Firma wymaga odrębnego adresu.

Pomoc jest dostępna pod numerem 22 250 01 45. Opcja 1 dotyczy między innymi zakładania adresu poza przedsiębiorcami, aktywacji, statusu i logowania; działa w dni robocze od 8:00 do 16:00. Opcja 2 dla przedsiębiorców i biznes.gov.pl działa od 8:00 do 17:00, a opcja 3 dotycząca między innymi wiadomości, załączników, powiadomień i dowodów — od 8:00 do 20:00.

Najczęściej zadawane pytania

Czy e-Doręczenia są obowiązkowe dla osób prywatnych?

Nie. Dla osoby fizycznej nieprowadzącej firmy e-Doręczenia są dobrowolne i można z nich zrezygnować. Aktywny ADE oznacza jednak, że urząd musi doręczać korespondencję na ten adres.

Od kiedy firma musi mieć adres do e-Doręczeń?

Firmy z CEIDG zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 r. muszą mieć ADE od 1 października 2026 r. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. mają ten obowiązek od 1 kwietnia 2025 r., a firmy rejestrowane w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 r. podają dane do adresu podczas rejestracji.

Czy e-Doręczenia są płatne?

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest bezpłatna dla korespondencji obywateli i firm do podmiotów publicznych. Za przesyłki kierowane przez urzędy do obywateli i firm płacą urzędy. Korespondencja pomiędzy podmiotami niepublicznymi jest płatna według cennika dostawcy.

Co się stanie, jeśli nie odbiorę listu w e-Doręczeniach?

Jeśli nie odbierzesz korespondencji od podmiotu publicznego w ciągu 14 dni, po upływie tego okresu zostanie wystawiony dowód otrzymania. Pismo będzie uznane za doręczone w następnym dniu, dlatego brak otwarcia wiadomości nie zatrzymuje skutków doręczenia.