Spis treści9
Jeśli chcesz wysłać pismo ogólne do urzędu przez internet, zacznij od usługi „Wyślij pismo ogólne” na gov.pl. Domyślną drogą są e-Doręczenia, ale formularz pozwala również przejść do ePUAP, gdy korespondencja dotyczy instytucji lub sprawy obsługiwanej tym kanałem.
Odpowiedź z urzędu przyszła jako podpisany PDF lub XML? Zobacz, jak sprawdzić podpis elektroniczny.
Pismo ogólne służy do kontaktu z administracją w sprawach, które można załatwić przez internet i dla których nie ma oddzielnego formularza. Możesz w ten sposób zadać pytanie, przekazać wyjaśnienie, złożyć podanie, żądanie, zażalenie, wniosek lub petycję, a także uzupełnić wcześniej złożony wniosek.
Czy ePUAP jeszcze działa w 2026 roku
ePUAP nadal działa, ale od 1 stycznia 2026 r. nie jest już domyślną drogą wysyłania korespondencji do urzędów. Platforma epuap.gov.pl jest dostępna, można się do niej zalogować, a w serwisie działają między innymi „KATALOG SPRAW”, „AKTUALNOŚCI”, „POMOC” oraz „Moja skrzynka”.
Od 1 stycznia 2026 r. podstawowym kanałem komunikacji podmiotów publicznych są e-Doręczenia. Korespondencja przez ePUAP jest stosowana wyłącznie w przypadkach wskazanych w przepisach szczególnych. W pozostałych sytuacjach pismo wysłane tym kanałem może zostać uznane za nieskuteczne.
Nie oznacza to natychmiastowego zniknięcia platformy. Ustawa przewiduje, że korespondencja zgromadzona w ePUAP będzie dostępna do przeglądania, kopiowania i usuwania do 30 września 2029 r. Po tym terminie minister właściwy do spraw informatyzacji usuwa konta użytkowników, elektroniczne skrzynki podawcze i ich zawartość.
Którędy wysłać pismo do urzędu
Do typowego urzędu lub innego podmiotu publicznego wybierz e-Doręczenia, a ePUAP tylko w przewidzianych wyjątkach. Na stronie usługi możesz uruchomić drzewko „Sprawdź, który sposób korespondencji wybrać: e-Doręczenia czy ePUAP.” przyciskiem „START”.
| Sytuacja | Kanał wysyłki |
|---|---|
| Samorząd, administracja publiczna lub lokalna instytucja publiczna, na przykład urząd gminy, urząd skarbowy, ZUS, ministerstwo, szkoła publiczna, sanepid albo ośrodek pomocy społecznej | e-Doręczenia |
| Skarga do sądu administracyjnego składana za pośrednictwem urzędu, którego dotyczy skarga | ePUAP |
| Służby, instytucje wymiaru sprawiedliwości lub komornik, na przykład Policja, wojsko, ABW, prokuratura, sąd albo Służba Więzienna | ePUAP |
| Sprawa, którą zgodnie z konkretną e-usługą można załatwić tylko przez ePUAP | ePUAP |
| Sprawa wymagająca e-Doręczeń, gdy nie masz adresu do doręczeń elektronicznych | Załóż skrzynkę do e-Doręczeń |
Przed użyciem pisma ogólnego sprawdź, czy dana sprawa ma osobny formularz. Przykładowo wniosek o dostęp do informacji publicznej wysyła się specjalnym formularzem. Jeśli nie wiesz, którego formularza użyć, przeszukaj gov.pl albo skontaktuj się z właściwym urzędem.
Jak wysłać pismo ogólne krok po kroku
Pismo ogólne wyślesz przez gov.pl po wybraniu odbiorcy, uzupełnieniu formularza, dodaniu załączników i wskazaniu właściwego sposobu wysyłki. Przygotuj dane do logowania przez login.gov.pl, na przykład login i hasło do Profilu Zaufanego lub e-dowód, oraz potrzebne pliki.
- Wejdź do usługi „Wyślij pismo ogólne” i w razie wątpliwości użyj przycisku „START”, aby sprawdzić właściwy kanał.
- Kliknij niebieski przycisk „WYŚLIJ PISMO OGÓLNE”.
- Zaloguj się i wybierz urząd lub instytucję, do których chcesz wysłać pismo.
- Wypełnij formularz. Opisz sprawę jasno i podaj informacje potrzebne odbiorcy do rozpoznania pisma.
- Dodaj potrzebne załączniki w wersji elektronicznej.
- Kliknij „Dalej”, a następnie wybierz „Wyślij bez podpisu” albo „Podpisz i wyślij”. Pamiętaj, że bez podpisu nie załatwisz spraw, które go wymagają.
- Po wysłaniu zachowaj właściwe potwierdzenie: w e-Doręczeniach dowód wysłania i dowód otrzymania, a w ePUAP Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia.
- Sprawdzaj skrzynkę, na którą urząd ma przesłać odpowiedź.
Jeżeli odbiorcą jest instytucja obsługiwana przez ePUAP, na etapie wyboru skrzynki do wysyłki wybierz „Anuluj i wybierz ePUAP”. Nazwy elementów widocznych po zalogowaniu mogą się nieznacznie różnić.
Wysłane pisma sprawdzisz w „Mojej skrzynce” w mObywatel.gov.pl albo bezpośrednio w e-Doręczeniach lub ePUAP. W mObywatel.gov.pl kliknij „mObywatel”, zaloguj się, wpisz kod z SMS, rozwiń menu boczne i wybierz „Twoje skrzynki”. Jeśli potrzebujesz szerszej instrukcji, zobacz także, jak sprawdzić status sprawy.
Załączniki i podpis
Do pisma możesz dodać kilka załączników, ale ich łączny rozmiar nie może przekroczyć 150 MB. Samo podpisanie treści wiadomości nie zastępuje podpisu dokumentu umieszczonego w załączniku.
Jeżeli właściwym dokumentem jest załączony wniosek, odwołanie lub podanie, podpisz ten plik oddzielnie. Każdy załącznik wymagający podpisu należy podpisać osobno. Możesz użyć profilu zaufanego, e-dowodu z aktywną warstwą elektroniczną albo certyfikatu kwalifikowanego.
Dokument, który na papierze wymagałby podpisu własnoręcznego, wymaga odpowiedniego podpisu także w wersji elektronicznej. Wysłanie go bez podpisu może spowodować wezwanie do uzupełnienia braków formalnych. Pomocne będą instrukcje, jak założyć Profil Zaufany oraz jak podpisać dokument Profilem Zaufanym.
Jeżeli dokument ma podpisać kilka osób, najpierw skorzystaj z usługi „Podpisz dokument elektronicznie”, a następnie dodaj podpisany dokument jako załącznik do pisma ogólnego. Skan dokumentu podpisanego odręcznie jest co do zasady tylko kopią i nie jest równoważny z dokumentem podpisanym elektronicznie. Skan lub zdjęcie papierowego wniosku możesz przesłać przez ePUAP, jeśli urząd wyrazi na to zgodę.
Potwierdzenie wysłania i odpowiedź urzędu
Po wysłaniu pisma zachowaj elektroniczny dowód potwierdzający jego przyjęcie i doręczenie. Rodzaj potwierdzenia zależy od wybranego kanału.
W publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego otrzymujesz „dowód wysłania”, gdy operator przyjmie wiadomość, oraz „dowód otrzymania”, gdy wiadomość zostanie doręczona. Dowody zawierają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i kwalifikowane znaczniki czasu oraz są dostępne jako PDF i XML.
Aby je pobrać, zaloguj się do skrzynki e-Doręczeń, otwórz wysłaną wiadomość i wybierz „Pokaż szczegóły”. Całą wiadomość wraz z dowodami możesz również pobrać jako plik ZIP. Po odebraniu pisma przez urząd usługa pokazuje także Potwierdzenie odebrania.
W ePUAP na „Moją skrzynkę” otrzymasz Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia, czyli UPP. Pomoc ePUAP wskazuje plik „UPP.xml”. W przypadku tej usługi właściwą nazwą potwierdzenia jest UPP, a nie używane czasem określenie UPO.
Jeśli masz aktywny adres do doręczeń elektronicznych wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych, urząd co do zasady skieruje odpowiedź właśnie tam. Jeśli masz tylko konto ePUAP, odpowiedź może przyjść przez publiczną usługę hybrydową, ePUAP, gdy wymagają tego przepisy szczególne, przesyłką tradycyjną albo innym zaufanym kanałem.
W publicznej usłudze hybrydowej urząd wysyła dokument elektronicznie, a operator wyznaczony, obecnie Poczta Polska, drukuje go i doręcza. W formularzu wysyłanym na ePUAP możesz też zaznaczyć „Chcę otrzymać odpowiedź tylko pocztą tradycyjną” i podać adres. Jeżeli masz aktywny adres w BAE, wskazanie papierowej odpowiedzi nie jest dla podmiotu publicznego wiążące.
Kiedy nadal używa się ePUAP
Z ePUAP nadal korzystasz wtedy, gdy wymagają tego przepisy szczególne albo wskazuje na to konkretna usługa. Dotyczy to między innymi skargi do sądu administracyjnego składanej za pośrednictwem urzędu oraz korespondencji do niektórych służb, sądów, prokuratury, komorników i Służby Więziennej.
Terminy objęcia poszczególnych instytucji e-Doręczeniami są różne. Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna mają stosować e-Doręczenia od 1 października 2029 r., natomiast wskazane służby specjalne i resort obrony narodowej od 31 grudnia 2026 r.
Jeśli e-usługa może korzystać zarówno z ePUAP, jak i e-Doręczeń, a nie masz adresu do e-Doręczeń, może zostać użyty ePUAP. Gdy dana sprawa wymaga e-Doręczeń, system może poprosić Cię o utworzenie skrzynki. Obywatel nie ma ogólnego obowiązku korzystania z e-Doręczeń, ale aktywny adres może być potrzebny do konkretnej elektronicznej usługi.
Adres uzyskasz bezpłatnie przez usługę „Uzyskaj adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy usługi”. Po złożeniu wniosku skrzynkę aktywujesz w mObywatel.gov.pl w zakładce „Twoje skrzynki”. Szczegółowy przebieg opisuje poradnik, jak założyć e-Doręczenia. Więcej oficjalnych informacji znajduje się również w serwisie e-Doręczenia.
Wysyłanie pism w aplikacji mObywatel
Aplikacja mObywatel pozwala wysyłać wiadomości na adresy do e-Doręczeń i skrzynki ePUAP, ale nie pozwala założyć adresu do e-Doręczeń. Dostęp do wiadomości znajduje się pod ikoną koperty w prawym górnym rogu.
W aplikacji nie podpiszesz pisma ani załącznika profilem zaufanym. Jeśli dokument wymaga podpisu zaufanego, użyj skrzynki do e-Doręczeń w wersji internetowej na edoreczenia.gov.pl.
W skrzynce internetowej wybierz „Napisz wiadomość”, a następnie „e-Doręczenia” albo „ePUAP”. Odbiorcę możesz wyszukać po miejscowości, nazwie podmiotu, NIP, REGON lub adresie do doręczeń elektronicznych. Uzupełnij „Temat wiadomości”, „Treść wiadomości” oraz opcjonalnie „Znak sprawy”, dodaj pliki przez „Dodaj plik z dysku”, a następnie wybierz „Wyślij” albo „Podpisz treść i wyślij”. Jedna wiadomość może mieć maksymalnie 15 adresatów.
Najczęstsze problemy
Najczęstsze trudności dotyczą wyboru niewłaściwego kanału, braku podpisu, zbyt dużych załączników albo braku wymaganego adresu do e-Doręczeń. Przed wysłaniem sprawdź odbiorcę w drzewku usługi, łączny rozmiar plików oraz to, czy każdy dokument wymagający podpisu został podpisany jako osobny plik.
Po kliknięciu „Wyślij” może pojawić się komunikat „Trwa wysyłanie wiadomości”. Wiadomość najpierw trafia do folderu „Wychodzące”, a po wysłaniu jej status jest widoczny w folderze „Wysłane”. Nie zamykaj sprawy wyłącznie na podstawie widoku formularza — zachowaj UPP albo dowody e-Doręczeń.
Jeżeli ePUAP nie kończy wysyłki, pomocne może być zestawienie przyczyn opisane w poradniku ePUAP nie wysyła wniosku. Centrum pomocy ePUAP działa pod numerem +48 (42) 253 54 50 od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00–18:00 oraz pod adresem epuap-pomoc@coi.gov.pl.
Infolinia e-Doręczeń działa pod numerem 22 250 01 45. Pomoc dotycząca zakładania i aktywacji skrzynki jest dostępna w dni robocze od 8:00 do 16:00, obsługa przedsiębiorców od 8:00 do 17:00, a pomoc w wysyłaniu wiadomości, załączników, sprawdzaniu statusów i dowodów od 8:00 do 20:00. W sprawach technicznych należy użyć formularza kontaktowego.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ePUAP jeszcze działa?
Tak, ePUAP nadal działa, ale od 1 stycznia 2026 r. jest używany do korespondencji tylko w przypadkach wskazanych w przepisach. Domyślnym kanałem kontaktu z urzędami i innymi podmiotami publicznymi są e-Doręczenia.
Czy do wysłania pisma potrzebny jest adres do e-Doręczeń?
Adres jest potrzebny, jeśli dana sprawa wymaga wysyłki przez e-Doręczenia. Jeśli e-usługa dopuszcza ePUAP albo przepisy szczególne wymagają tego kanału, możesz skorzystać z konta ePUAP.
Jak dostanę odpowiedź z urzędu?
Jeśli masz aktywny adres do e-Doręczeń w BAE, urząd co do zasady odpowie na ten adres. Bez takiego adresu odpowiedź może przyjść przez publiczną usługę hybrydową, ePUAP w przypadkach określonych przepisami, przesyłką tradycyjną albo innym zaufanym kanałem.
Gdzie znajdę potwierdzenie wysłania pisma?
W e-Doręczeniach otwórz wysłaną wiadomość i wybierz „Pokaż szczegóły”, aby pobrać dowód wysłania i dowód otrzymania. W ePUAP potwierdzeniem jest UPP dostępne na „Mojej skrzynce”, między innymi jako plik „UPP.xml”.