Spis treści8
Wybór podpisu zależy przede wszystkim od tego, komu przekazujesz dokument i czy przepisy wymagają zachowania formy pisemnej. Podpis zaufany służy głównie do kontaktów z administracją, podpis osobisty wymaga e-dowodu, a podpis kwalifikowany ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Przed podpisaniem dokumentu sprawdź wymagania urzędu, firmy, sądu albo konkretnej procedury. To ważne, ponieważ sam fakt, że dokument można podpisać elektronicznie, nie oznacza jeszcze, że każdy rodzaj podpisu będzie odpowiedni.
Co to jest podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny to dane elektroniczne dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi elektronicznymi, których osoba podpisująca używa jako podpisu. Taką ogólną definicję zawiera rozporządzenie eIDAS.
eIDAS rozróżnia między innymi podpis elektroniczny, podpis zaawansowany i podpis kwalifikowany. Podpis zaawansowany musi być unikalnie przyporządkowany osobie podpisującej, pozwalać na ustalenie jej tożsamości, pozostawać pod jej kontrolą oraz umożliwiać rozpoznanie późniejszej zmiany podpisanych danych.
Podpis kwalifikowany jest rodzajem podpisu zaawansowanego. Składa się go za pomocą kwalifikowanego urządzenia, a jego podstawą jest certyfikat kwalifikowany wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną albo nie spełnia warunków podpisu kwalifikowanego. Nie oznacza to jednak, że każdy podpis wywołuje taki sam skutek w każdej sprawie. Z tego powodu trzeba rozróżnić podpis zaufany, podpis osobisty i podpis kwalifikowany.
Podpis zaufany
Podpis zaufany wybierz przede wszystkim do spraw urzędowych i kontaktu z administracją publiczną, jeżeli dana procedura go dopuszcza. Do jego złożenia potrzebujesz ważnego Profilu Zaufanego.
Podpis zaufany jest podpisem elektronicznym, którego autentyczność i integralność zapewnia pieczęć elektroniczna ministra właściwego do spraw informatyzacji. Zawiera między innymi imię, nazwisko i numer PESEL. Profil Zaufany można założyć bezpłatnie, a sama usługa podpisywania również jest bezpłatna.
Dane opatrzone podpisem zaufanym są według ustawy o informatyzacji równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi z podpisem własnoręcznym, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Podpis musi zostać złożony w okresie ważności środka identyfikacji elektronicznej.
Serwis podpis.gov.pl wskazuje jednocześnie, że podpis zaufany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu w sprawach urzędowych, kontaktach z administracją i przypadkach określonych w ustawie o informatyzacji. Nie należy traktować go jako zamiennika podpisu własnoręcznego w prywatnych umowach lub aneksach z firmą albo inną osobą.
Dokument podpiszesz online w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie”. Jednocześnie można przesłać do 5 plików o łącznej wielkości nieprzekraczającej 25 MB. Jeśli nie masz jeszcze konta, skorzystaj z instrukcji, jak założyć Profil Zaufany.
Podpis osobisty (e-dowód)
Podpis osobisty wybierz do kontaktów z podmiotami publicznymi albo do spraw prywatnych, gdy obie strony zgadzają się na taką formę podpisu. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego.
Wobec podmiotu publicznego podpis osobisty wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Wobec osoby, firmy lub instytucji niepublicznej taki skutek powstaje wtedy, gdy obie strony wyrażą zgodę na użycie podpisu osobistego.
Certyfikat podpisu osobistego może zostać umieszczony w e-dowodzie, jeśli przy składaniu wniosku o dowód wyrazisz na to zgodę. Nie da się dodać go do warstwy elektronicznej już wydanego dokumentu. W takiej sytuacji trzeba złożyć wniosek o nowy dowód, który zostanie wydany bezpłatnie.
Do składania podpisu służy 6-cyfrowy PIN2. Po trzech błędnych próbach jego wpisania certyfikat zostaje zablokowany; można go odblokować 8-cyfrowym kodem PUK albo w urzędzie. Certyfikat, któremu nie nadano PIN-u, jest nieaktywny. Można go aktywować w urzędzie przez ustalenie PIN2.
Ważność certyfikatu kończy się razem z ważnością dowodu osobistego. Podpis złożony po unieważnieniu certyfikatu albo w okresie jego zawieszenia nie wywołuje skutków prawnych.
Podpis osobisty można złożyć na komputerze, używając czytnika e-dowodu i programu „E-dowód podpis elektroniczny”. Można też skorzystać ze smartfona z NFC, aplikacji eDO App albo usługi „Podpis osobisty” w mObywatelu.
Usługa w mObywatelu jest przeznaczona dla osób pełnoletnich. Wymaga e-dowodu wydanego po 4 marca 2019 r. z aktywnym certyfikatem, numeru CAN, PIN2, smartfona z NFC, internetu oraz mObywatela w wersji co najmniej 4.52. Pozwala podpisać jeden dokument PDF o wielkości do 10 MB. Osobny poradnik wyjaśnia, jak założyć mObywatel.
Plik podpisany w mObywatelu otrzymuje znak wodny na pierwszej stronie. Znak ma charakter informacyjny i sam w sobie nie jest dowodem prawidłowego podpisania pliku.
Podpis kwalifikowany
Podpis kwalifikowany wybierz, gdy wymagana jest elektroniczna forma czynności prawnej równoważna formie pisemnej albo potrzebujesz podpisu uznawanego w pozostałych państwach Unii Europejskiej. Ma on skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Kodeks cywilny stanowi, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza elektroniczne oświadczenie woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taka forma jest równoważna oświadczeniu woli złożonemu w formie pisemnej. W tym przepisie Kodeks cywilny nie wymienia podpisu zaufanego ani osobistego.
Podpis kwalifikowany opiera się na certyfikacie kwalifikowanym i może być używany wyłącznie przez osobę, do której przypisano podpis oraz certyfikat. Podpis wywołuje skutki prawne, jeżeli został złożony w okresie ważności certyfikatu. Nie wywołuje ich, jeśli w chwili podpisywania certyfikat był zawieszony.
Własny podpis kwalifikowany kupuje się u kwalifikowanego dostawcy. Listę dostawców prowadzi rejestr NCCert, czyli system Narodowego Banku Polskiego wykonujący zadania związane między innymi z rejestrem dostawców usług zaufania i zaufaną listą. Rejestr jest jawny.
Klasyczny zestaw może obejmować kartę kryptograficzną z certyfikatem, czytnik podłączany do komputera i odpowiednie oprogramowanie. Dostępne są również usługi składania podpisu na odległość. Cena zależy od dostawcy i wybranej opcji, dlatego przed zakupem porównaj warunki bezpośrednio u dostawców figurujących w rejestrze NCCert.
Osoba prywatna może skorzystać także z usługi „Podpis kwalifikowany” w mObywatelu. Pozwala ona bezpłatnie podpisać 5 dokumentów miesięcznie u wybranego dostawcy, ale wyłącznie w sprawach prywatnych, niezwiązanych z działalnością zawodową. Dodatkowe podpisy są płatne według stawki dostawcy.
Usługa wymaga pełnoletności, mDowodu z takimi samymi danymi jak dowód osobisty, ważnego i niezawieszonego e-dowodu, telefonu z NFC oraz internetu. Obsługiwane są wyłącznie dokumenty PDF.
Kwalifikowane podpisy oparte na certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim są uznawane za kwalifikowane podpisy elektroniczne również w pozostałych państwach członkowskich. Podpis zaufany i podpis osobisty są natomiast rozwiązaniami krajowymi, których skutki określają polskie ustawy.
Porównanie podpisów
Najważniejsze różnice dotyczą wymaganych narzędzi, kosztu oraz skutków podpisu w sprawach urzędowych i prywatnych. Poniższa tabela pomaga szybko porównać dostępne rozwiązania.
| Rodzaj | Co jest potrzebne | Koszt | Moc prawna | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|---|---|
| Podpis zaufany | Ważny Profil Zaufany | Bezpłatny | Skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu w przypadkach określonych w ustawie o informatyzacji; przeznaczony do spraw urzędowych, nie do prywatnych umów | Kontakty z administracją publiczną, procedury dopuszczające podpis zaufany |
| Podpis osobisty | E-dowód z aktywnym certyfikatem, PIN2 oraz czytnik lub smartfon z NFC | Dowód i oprogramowanie są bezpłatne; przy podpisywaniu na komputerze potrzebny jest czytnik | Wobec podmiotów publicznych równoważny własnoręcznemu; wobec podmiotów prywatnych wymaga zgody obu stron | Sprawy urzędowe i uzgodnione kontakty z osobami, firmami lub instytucjami niepublicznymi |
| Podpis kwalifikowany | Certyfikat kwalifikowany i odpowiednie narzędzie lub usługa zdalna | Własny certyfikat jest płatny; w mObywatelu 5 bezpłatnych podpisów miesięcznie w sprawach prywatnych | Równoważny podpisowi własnoręcznemu; pozwala zachować elektroniczną formę równoważną pisemnej | Umowy na odległość, dokumenty firmowe, przetargi i procedury wymagające formy elektronicznej |
Który podpis wybrać
Wybierz podpis wskazany w wymaganiach konkretnej procedury, a jeśli dokument ma zachować formę pisemną, użyj podpisu kwalifikowanego. Pomocne są następujące wskazówki:
- Zwykła sprawa urzędowa: wybierz podpis zaufany, jeśli urząd lub usługa go przyjmuje. Profil Zaufany i podpis są bezpłatne.
- Sprawa urzędowa z użyciem e-dowodu: możesz skorzystać z podpisu osobistego, jeśli e-dowód zawiera aktywny certyfikat i masz PIN2.
- Prywatna umowa wymagająca formy pisemnej: wybierz podpis kwalifikowany, ponieważ Kodeks cywilny wiąże elektroniczną formę równoważną pisemnej właśnie z tym podpisem.
- Dokument prywatny akceptowany przez obie strony: podpis osobisty wywołuje skutek równoważny własnoręcznemu, jeśli obie strony wyrażą na to zgodę.
- Dokument używany w innym państwie UE: wybierz podpis kwalifikowany. eIDAS zapewnia jego uznawanie w pozostałych państwach członkowskich.
- Oferta w zamówieniu publicznym: przy zamówieniach od progów unijnych wymagana jest forma elektroniczna, czyli podpis kwalifikowany. Poniżej progów unijnych ustawa dopuszcza formę elektroniczną albo postać elektroniczną opatrzoną podpisem zaufanym lub osobistym.
- Dostęp osoby fizycznej do KSeF: można autoryzować się Profilem Zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Więcej informacji zawiera poradnik o logowaniu do KSeF i wystawianiu faktury.
- Dokument firmowy lub zawodowy: bezpłatny podpis kwalifikowany w mObywatelu nie jest przeznaczony do działalności zawodowej. W takiej sytuacji potrzebny może być własny certyfikat kwalifikowany.
Pamiętaj też o szczególnych wymaganiach danej usługi. Przykładowo osoba korzystająca wyłącznie z podpisu kwalifikowanego nie podpisze nim Urzędowego Poświadczenia Doręczenia na biznes.gov.pl, ponieważ UPD podpisuje się Profilem Zaufanym.
Jak złożyć podpis elektroniczny
Sposób złożenia podpisu elektronicznego zależy od wybranego rodzaju podpisu i urządzenia, którego używasz. Oficjalna usługa jest dostępna na stronie podpis.gov.pl.
Jak złożyć podpis zaufany
Podpis zaufany składa się online w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie”. Potrzebny jest ważny Profil Zaufany, a jednocześnie można przesłać do 5 plików o łącznej wielkości do 25 MB. Szczegółową ścieżkę opisuje instrukcja, jak podpisać dokument Profilem Zaufanym.
Jak złożyć podpis osobisty na komputerze
- Połóż e-dowód na czytniku.
- Wpisz numer CAN.
- Uruchom program „E-dowód podpis elektroniczny”.
- Wybierz plik.
- Wpisz 6-cyfrowy PIN2.
Jak złożyć podpis osobisty w eDO App
- Wybierz „Podpisz dokument”.
- Wybierz dokument.
- Kliknij „PODPISZ”.
- Wpisz CAN.
- Przyłóż e-dowód do telefonu.
- Wpisz PIN2.
eDO App służy do podpisywania plików PDF. Możesz również użyć podpis.gov.pl, potwierdzając tożsamość za pomocą aplikacji mobilnej eDO App albo czytnika NFC podłączonego do komputera.
Jak złożyć bezpłatny podpis kwalifikowany w mObywatelu
- Przejdź do „Usług”.
- Wybierz kategorię „Sprawy urzędowe”.
- Wybierz „Podpis kwalifikowany”.
- Wybierz „Podpisz dokument”.
- Wskaż dostawcę.
- Po przekierowaniu potwierdź tożsamość e-dowodem: wpisz CAN i przyłóż dowód do telefonu.
- Wybierz „Potwierdź”.
Usługa ma też wersję internetową. Po zalogowaniu profilem zaufanym, bankowością, e-dowodem lub mObywatelem trzeba zeskanować „Kod QR” przez opcję „Zeskanuj kod QR do podpisu kwalifikowanego”. Limit wynosi 5 bezpłatnych dokumentów PDF miesięcznie i dotyczy tylko spraw prywatnych.
Jak złożyć podpis kwalifikowany z własnym certyfikatem
W podpis.gov.pl potrzebujesz certyfikatu kwalifikowanego, czytnika karty oraz aplikacji Podpis GOV. W przypadku innego rozwiązania korzystaj z narzędzi i instrukcji kwalifikowanego dostawcy znajdującego się w rejestrze NCCert.
Po podpisaniu warto zweryfikować plik i dane osoby podpisującej. Wyjaśnia to poradnik, jak sprawdzić podpis elektroniczny.
Najczęściej zadawane pytania
Odpowiedzi poniżej dotyczą najczęstszych wątpliwości związanych z kosztem i mocą prawną podpisów.
Ile kosztuje podpis elektroniczny?
Podpis zaufany jest bezpłatny. Dowód osobisty, oprogramowanie do e-dowodu i usługa podpisu osobistego w mObywatelu również są bezpłatne, choć przy podpisywaniu na komputerze potrzebny jest czytnik. Własny certyfikat kwalifikowany jest płatny, natomiast mObywatel pozwala osobie prywatnej podpisać bezpłatnie 5 dokumentów miesięcznie.
Czy podpis zaufany wystarczy do umowy?
Serwis podpis.gov.pl wskazuje, że podpis zaufany służy do spraw urzędowych i nie jest odpowiednim zamiennikiem podpisu własnoręcznego na prywatnych umowach lub aneksach. Jeżeli umowa wymaga formy pisemnej, Kodeks cywilny przewiduje elektroniczne oświadczenie woli opatrzone podpisem kwalifikowanym.
Czym różni się podpis osobisty od kwalifikowanego?
Podpis osobisty jest zaawansowanym podpisem elektronicznym opartym na certyfikacie w e-dowodzie. Wobec podmiotów prywatnych skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu wymaga zgody obu stron. Podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i pozwala zachować elektroniczną formę czynności prawnej równoważną formie pisemnej.
Czy podpis kwalifikowany jest ważny w całej UE?
Tak. Kwalifikowany podpis oparty na certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny w pozostałych państwach członkowskich. Takiej unijnej gwarancji nie należy przypisywać krajowym podpisom zaufanym i osobistym.