Spis treści6
Najpierw skorzystaj z bezpłatnej usługi gov.pl, która sprawdza podpis zaufany, osobisty i kwalifikowany. Pozwala ona zobaczyć szczegóły podpisów oraz upewnić się, czy mają status „Ważny”.
Jak sprawdzić podpis w usłudze gov.pl
Podpis sprawdzisz bezpłatnie w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie”, dostępnej na stronie podpis.gov.pl. Jest to ta sama usługa, która służy do podpisywania dokumentów.
- Przygotuj plik, który chcesz zweryfikować. Możesz dodać do 5 plików naraz, a ich łączny rozmiar nie może przekraczać 25 MB.
- Wybierz „Podpisz lub sprawdź dokument”.
- Wybierz „Dodaj plik” albo przeciągnij plik do wskazanego miejsca.
- Jeśli system znajdzie podpisy, wybierz „Sprawdź, kto podpisał”.
- Przejrzyj szczegóły podpisów. Zwróć uwagę na ich statusy — prawidłowo zweryfikowany podpis powinien mieć status „Ważny”.
Usługa sprawdza każdy rodzaj podpisu: zaufany, osobisty i kwalifikowany. Sam widoczny znak z imieniem i nazwiskiem nie zastępuje weryfikacji, ponieważ właściwy podpis elektroniczny znajduje się w strukturze dokumentu.
Jeżeli chcesz także złożyć własny podpis, zobacz instrukcję jak podpisać dokument Profilem Zaufanym. Pomocne może być również porównanie rodzajów podpisu elektronicznego oraz poradnik wyjaśniający, jak wysłać pismo do urzędu.
PDF czy plik XML — co dostałeś
W formacie PAdES podpisuje się wyłącznie pliki PDF, natomiast podpis XAdES jest zapisany w pliku XML zawierającym dane dokumentu i podpisu. XML może powstać po podpisaniu pliku innego niż PDF albo po podpisaniu PDF w formacie XAdES.
Podpis PAdES można sprawdzić po otwarciu podpisanego PDF. Brak widocznego znaku graficznego nie oznacza jednak, że dokument nie został podpisany — znak jest tylko wizualizacją, a podpis pozostaje częścią struktury pliku. Znaki kilku osób mogą też nakładać się na siebie lub nie zostać umieszczone, choć podpisy nadal są ważne.
Aby odczytać dokument ukryty w pliku XML, dodaj XML w podpis.gov.pl, wybierz ikonę pobierania, a następnie „Pobierz plik źródłowy”. Pamiętaj, że pobrany plik źródłowy nie zawiera podpisu, dlatego do weryfikacji zachowaj również oryginalny XML.
W otoczonym wariancie XAdES podpisy kilku osób mogą zostać odczytane jednocześnie. W wariancie otaczającym podczas odczytywania pliku nie muszą zostać wyświetlone wszystkie podpisy naraz.
Jak sprawdzić podpis w Adobe Acrobat Reader
Podpis w PDF możesz również zweryfikować w Adobe Acrobat Reader, przeglądając wynik walidacji oraz certyfikat osoby podpisującej. Nazwy poleceń poniżej podano po angielsku zgodnie z pomocą Adobe; w polskiej wersji programu mogą być przetłumaczone.
- Otwórz PDF i wybierz „Signatures” z prawego panelu.
- Wybierz „Options”, a następnie „Validate Signatures”.
- Przejrzyj okno „Signature Validation Status”.
- Aby zobaczyć certyfikat, wybierz „Signature Properties”, a potem „Show Signer’s certificate”.
Wszystkie podpisy można sprawdzić jednocześnie przez „All tools”, „Use a certificate”, „Validate all signatures” i „OK”. Acrobat oraz Acrobat Reader mają wbudowaną obsługę EU Trust List, obejmującą między innymi kwalifikowane certyfikaty podpisów osób fizycznych, pieczęci i znaczników czasu.
Program korzysta z lokalnej kopii listy EUTL, aktualizowanej mniej więcej raz w miesiącu, więc dane mogą być opóźnione do około 30 dni. Ręczne odświeżenie wykonasz przez „Preferences > Trust Manager > Automatic European Union Trust Lists (EUTL) updates > Update Now”.
Wynik „EU Qualified” oznacza, że według informacji z EU Trust List jest to kwalifikowany podpis elektroniczny. Wynik „Indeterminate” oznacza, że program nie znalazł lokalnie kotwicy zaufania, ale nie przesądza, że podpis nie jest kwalifikowany. „Invalid” może wskazywać między innymi na wygaśnięcie lub unieważnienie certyfikatu, nieprawidłowy łańcuch albo zmianę dokumentu po podpisaniu.
Narzędzia Komisji Europejskiej
Komisja Europejska udostępnia demonstracyjne narzędzie „Validate a signature” oraz przeglądarkę EU/EEA Trusted List Browser. Pierwsze pozwala przesłać podpisany plik do walidacji, a drugie umożliwia wyszukanie dostawcy usługi zaufania między innymi na podstawie podpisanego pliku.
W aplikacji DSS Demonstration WebApp wskazuje się „Signed file”, ewentualnie „Original file(s)”, a następnie wybiera „Submit”. Pliki są przesyłane do infrastruktury Komisji Europejskiej i nie są przechowywane, ale Komisja zdecydowanie zaleca, aby nie używać dokumentów zawierających wrażliwe materiały.
W sprawach prawnie wrażliwych status dostawcy można sprawdzić w EU Trusted List Browser. Jeżeli potrzebne jest prawnie wiążące ustalenie, Adobe zaleca skorzystanie z kwalifikowanej usługi walidacji.
Podpis nieważny lub nie można go zweryfikować
Nieważny podpis może oznaczać, że dokument został zmieniony już po podpisaniu, natomiast brak wyniku może wynikać z nieobsługiwanego formatu albo niespełnienia kryteriów weryfikacji. System może również nie zweryfikować podpisu, który nie spełnia wymogów Unii Europejskiej.
Nie edytuj podpisanego pliku, jeżeli chcesz zachować ważność podpisu — zmiana po podpisaniu powoduje jego nieważność. Jeżeli dokument został zmieniony, praktycznym rozwiązaniem jest uzyskanie niezmienionej wersji podpisanego pliku albo ponowne podpisanie ostatecznej wersji przez osobę podpisującą.
Przy niejednoznacznym wyniku w Adobe najpierw odśwież lokalną kopię EUTL, a następnie porównaj rezultat z podpis.gov.pl. W ważnej sprawie skorzystaj z kwalifikowanej usługi walidacji, ponieważ sama obsługa EUTL w Adobe nie jest kwalifikowaną usługą walidacji.
Podpis osobisty można dodatkowo sprawdzić programem „E-dowód podpis elektroniczny”. Po zainstalowaniu programu kliknij plik prawym przyciskiem myszy, wybierz „E-dowód podpis elektroniczny”, a następnie „Weryfikuj podpis”; raport zawiera informację, czy plik jest podpisany i przez kogo.
Najczęściej zadawane pytania
Czy znak graficzny z nazwiskiem oznacza, że dokument jest podpisany?
Nie należy oceniać podpisu wyłącznie na podstawie znaku graficznego. Jest on tylko wizualizacją, natomiast faktyczny podpis elektroniczny stanowi część struktury dokumentu i powinien zostać sprawdzony przez „Sprawdź, kto podpisał”.
Jak otworzyć plik XML z podpisem?
Dodaj XML w podpis.gov.pl, wybierz ikonę pobierania, a następnie „Pobierz plik źródłowy”. Pobrany plik pozwala odczytać treść, ale nie zawiera podpisu, dlatego zachowaj oryginalny XML do weryfikacji.
Dlaczego Adobe pokazuje, że podpis jest nieważny?
Wynik „Invalid” może oznaczać między innymi, że certyfikat wygasł lub został unieważniony, łańcuch certyfikatów jest nieprawidłowy albo dokument zmieniono po podpisaniu. Jeśli wynik jest niejednoznaczny, odśwież EUTL i sprawdź plik również w podpis.gov.pl.
Czy weryfikacja podpisu jest bezpłatna?
Tak, usługa podpis.gov.pl jest bezpłatna i sprawdza podpis zaufany, osobisty oraz kwalifikowany. Jednocześnie można dodać do 5 plików o łącznym rozmiarze do 25 MB.