eZUS dla firmy — profil płatnika, zgłaszanie pracowników i pełnomocnictwa

Po zalogowaniu do eZUS wybierz na ekranie „Wybierz konto w ZUS” kafel „Konto płatnika”. Z tego konta uzyskasz dostęp między innymi do danych firmy, listy ubezpieczonych, ePłatnika, korespondencji i usług związanych z pełnomocnictwami.

Każdy płatnik składek musi mieć konto w eZUS od 1 stycznia 2023 r. Dotyczy to również osób opłacających składki wyłącznie za siebie oraz firm rozliczających nie więcej niż 5 osób. Oficjalny portal znajdziesz na stronie eZUS.

Konto płatnika — co się zmieniło

Od 30 marca 2026 r. nowe konto płatnika w portalu eZUS jest dostępne dla wszystkich klientów ZUS, natomiast aplikacja ePłatnik pozostała w dotychczasowym kształcie. Wdrożenie nowego konta przebiegało etapami.

Po wybraniu „Konto płatnika” otwiera się „Strona główna” z menu bocznym. Znajdują się w nim między innymi pozycje „Dane płatnika”, „Ubezpieczeni”, „Katalog usług”, „Sprawy płatnika” i „Wiadomości”. Ekran startowy zapewnia również szybki dostęp do kafli „Saldo”, „e-ZLA”, „Sprawy płatnika”, „Wiadomości” i „Kalendarz wizyt”, a ich układ można personalizować.

W części „Składki i salda” dostępne są bieżące saldo i salda z poprzednich miesięcy, deklaracje ZUS DRA, należne składki oraz wpłaty. Więcej informacji znajdziesz w poradniku pokazującym, jak sprawdzić składki w eZUS.

Na ekranie wyboru konta widoczna jest opcja „Konto domyślne” oraz lista kont, do których dana osoba ma uprawnienia. Lista może obejmować własne konto płatnika i konta firm udostępnione na podstawie pełnomocnictwa.

Jak uzyskać dostęp do konta firmy

Dostęp do konta firmy zależy od jej formy prawnej: osoba fizyczna może otrzymać rolę płatnika automatycznie, natomiast osoba prawna lub jednostka bez osobowości prawnej działa przez przedstawiciela albo pełnomocnika. Konto w eZUS zawsze zakłada się dla osoby fizycznej, a nie bezpośrednio dla spółki.

Jeśli prowadzisz działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę płatnika, gdy dane na profilu będą zgodne z danymi podanymi w zgłoszeniu płatnika składek, na przykład NIP i PESEL. Podczas rejestracji, w kroku „Dodatkowe dane”, przy pytaniu o to, czy jesteś komornikiem lub płatnikiem, należy zaznaczyć „Tak” i wpisać NIP.

Płatnik będący osobą prawną lub jednostką bez osobowości prawnej może działać przez ustawowych albo statutowych przedstawicieli. Może także udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, na przykład pracownikowi biura rachunkowego. Upoważnienie innej osoby do konta płatnika nie wymaga ponownego zakładania konta.

Po utworzeniu konta pomocna może być osobna instrukcja opisująca logowanie do eZUS. Po wejściu do portalu trzeba wybrać właściwe konto na ekranie „Wybierz konto w ZUS”.

Zgłoszenie i wyrejestrowanie pracownika

Pracownika lub inną osobę objętą obowiązkiem ubezpieczenia należy zgłosić w ciągu 7 dni od daty powstania tego obowiązku, a wyrejestrować w ciągu 7 dni od dnia wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń. ZUS ZUA służy do zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego albo tylko społecznych, natomiast ZUS ZZA — tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

ePłatnik uruchamia się automatycznie, jeżeli liczba osób zgłoszonych przez płatnika do ubezpieczeń nie przekracza 100. Zakładka „ePłatnik” znajduje się w lewym dolnym rogu menu bocznego. Dla płatników mających nie więcej niż 100 ubezpieczonych aplikację można również aktywować przez „Ustawienia” → „ePłatnik”.

Aby przygotować zgłoszenie ZUS ZUA w ePłatniku:

1. Wejdź do „Kreatory”, a następnie wybierz „Obsługa ubezpieczonego”. Możesz też skorzystać z pozycji „Zgłoś ubezpieczonego” u góry menu.
2. Wybierz „Dalej”, a następnie „Zgłoszenie ubezpieczonego”.
3. Uzupełnij „Dane identyfikacyjne i ewidencyjne”. Jeśli osoba jest już zapisana, możesz użyć opcji „Wybierz z kartoteki”.
4. Wprowadź informacje w części „Adres ubezpieczonego”.
5. W sekcji „Tytuły ubezpieczeń” wybierz „Dodaj kod tytułu ubezpieczenia”, skorzystaj z kreatora kodu i wybierz „Zatwierdź”. Podaj także kod zawodu i oddział NFZ, a następnie wybierz „Dodaj”.
6. Na etapie „Utworzenie i walidacja dokumentu” powstanie ZUS ZUA. Dokument można sprawdzić przez „Podgląd”, poprawić przez „Edytuj” i skontrolować za pomocą „Weryfikuj”. Prawidłowo zweryfikowany dokument otrzyma status „OK”.
7. Wybierz „Wyślij i zakończ”, a następnie podpisz zestaw dostępną metodą, na przykład kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem osobistym.

Po podpisaniu dokumentów otrzymasz urzędowe poświadczenie przedłożenia, czyli UPP. Wysłany zestaw znajdziesz w „Dokumenty. Dokumenty ubezpieczeniowe” → „Dokumenty wysłane”, skąd można go wyeksportować do KEDU albo wydrukować.

Do wyrejestrowania służy ZUS ZWUA. Termin wynosi 7 dni od dnia, w którym wygasł tytuł do obowiązkowych lub dobrowolnych ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego. Wyjątkiem są członkowie służby zagranicznej, dla których termin wynosi 30 dni, natomiast członków rodziny wyrejestrowuje się na ZUS ZCNA.

Płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą składać dokumenty na papierze. Pozostali płatnicy muszą przekazywać je elektronicznie.

Aktualnych i wyrejestrowanych pracowników można sprawdzić w „Ubezpieczeni” → „Lista ubezpieczonych”. Listę da się sortować, filtrować i eksportować, a informacje o konkretnej osobie są dostępne w „Szczegóły ubezpieczonego”.

Pełnomocnictwa (PEL)

Dostęp księgowej lub innej osoby do konta płatnika wymaga pełnomocnictwa, które można złożyć na formularzu PEL albo sporządzić samodzielnie z jasno określonym zakresem. Pełnomocnik powinien mieć aktywne konto w eZUS.

Elektroniczne pełnomocnictwo PEL można przygotować w następujący sposób:

1. Na koncie płatnika otwórz „Katalog usług”.
2. Przejdź do grupy „Pełnomocnictwa”.
3. Wybierz „Pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (PEL)”.
4. Zaznacz zakres „do załatwiania moich spraw lub spraw mojej firmy/podmiotu, który reprezentuję, za pośrednictwem eZUS” i podaj datę.
5. Na kolejnej stronie wskaż role. Po zaznaczeniu „Płatnik składek” możesz ograniczyć dostęp do korespondencji lub do e-ZLA.
6. Podpisz formularz profilem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wyślij go przez eZUS.

PEL można również dostarczyć osobiście do placówki ZUS albo pocztą. Jeżeli spółka ma reprezentację wieloosobową, do formularza dołącza się załącznik PEL-Z.

Udzielone i otrzymane pełnomocnictwa są widoczne w „Ustawienia” → „Konta i pełnomocnictwa”. Sekcja „Twoje konta” pozwala także udzielić pełnomocnictwa, a sekcje „Konta, do których masz pełnomocnictwo” oraz „Konta, do których udzielasz pełnomocnictwa” służą do zarządzania uprawnieniami, w tym ich odwoływania.

Do odwołania służy usługa „Odwołanie pełnomocnictwa (PEL-O)” w grupie „Pełnomocnictwa”. Formularz PEL-O odwołuje wszystkie udzielone wcześniej pełnomocnictwa i może go złożyć również pełnomocnik, który rezygnuje. Jeśli celem jest jedynie zawężenie uprawnień, wystarczy złożyć nowy PEL z nowym zakresem.

16 października 2026 r. ZUS wdroży nowe wersje PEL i PEL-O. Tego dnia w godzinach 17:00–21:00 formularzy nie będzie można wypełniać ani wysyłać przez eZUS, a niewysłane formularze PEL zapisane jako robocze lub w „Zlecenia” zostaną usunięte z kont.

Księgowa obsługująca wielu płatników może wykorzystać „Tryb pracy zbiorczej” dostępny w zakładce „Robocze” w „Sprawy płatnika”. Pozwala on wysyłać dokumenty jednocześnie dla wszystkich kont płatników, do których użytkownik ma pełnomocnictwo.

mZUS dla Płatnika

mZUS dla Płatnika to bezpłatna aplikacja mobilna dla przedsiębiorcy i wskazanego pełnomocnika, dostępna na Androida oraz iOS. Można ją pobrać wyłącznie z Google Play albo App Store, a korzystanie wymaga aktywnego konta płatnika w eZUS i połączenia z nim aplikacji.

Płatnicy mogą korzystać z aplikacji od 14 kwietnia 2026 r. Pełnomocnik, na przykład księgowa, może obsługiwać w niej również konta, do których ma nadane pełnomocnictwo.

Aplikacja umożliwia między innymi sprawdzanie sald i e-ZLA pracowników, składanie wniosków RWN, RD-3 oraz wniosku o zaświadczenie A1, a także zgłoszenie umowy o dzieło na RUD. Pozwala również utworzyć zaświadczenie z danymi z ZUS, połączyć się z infolinią jako klient uwierzytelniony oraz umówić e-wizytę lub wizytę.

Najczęściej zadawane pytania

Ile jest czasu na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Zgłoszenie należy przekazać w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, na przykład zatrudnienia na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia. ZUS ZUA służy do zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego albo tylko społecznych, a ZUS ZZA wyłącznie do zdrowotnego.

Jak dać księgowej dostęp do eZUS?

Księgowa musi mieć aktywne konto w eZUS, a firma powinna udzielić jej pełnomocnictwa, na przykład na formularzu PEL. Elektroniczny PEL jest dostępny w „Katalog usług” → „Pełnomocnictwa”.

Czy firma musi mieć konto w eZUS?

Tak, od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek musi mieć konto w eZUS. Obowiązek obejmuje także osoby opłacające składki tylko za siebie i firmy rozliczające nie więcej niż 5 osób.

Co to jest mZUS dla Płatnika?

mZUS dla Płatnika to bezpłatna aplikacja mobilna na Androida i iOS, połączona z aktywnym kontem płatnika w eZUS. Mogą z niej korzystać przedsiębiorca i wskazany pełnomocnik, również w odniesieniu do kont objętych pełnomocnictwem.