Jak pobrać i odebrać fakturę z KSeF (XML i PDF)

Jak pobrać fakturę z KSeF? Wejdź do Aplikacji Podatnika KSeF, zaloguj się w kontekście NIP firmy, otwórz „Lista faktur” i przejdź do „Faktury zakupowe (Podmiot2)”. Następnie zaznacz dokument i użyj przycisku „Pobierz”.

Od 1 lutego 2026 r. otrzymywanie faktur w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników, poza nabywcami, którym dokument przekazuje się w sposób uzgodniony. Odroczenia do 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. dotyczą wyłącznie wystawiania, a nie odbierania faktur. Więcej o terminach przeczytasz w poradniku wyjaśniającym, od kiedy KSeF jest obowiązkowy.

Gdzie znaleźć faktury otrzymane w KSeF

Faktury otrzymane znajdziesz w menu „Lista faktur”, w zakładce „Faktury zakupowe (Podmiot2)”. Są tam dokumenty, w których firma wybrana jako kontekst logowania została wskazana jako nabywca.

Po wejściu do „Listy faktur” domyślnie może być widoczna zakładka „Faktury sprzedażowe (Podmiot1)” z dokumentami z ostatnich 30 dni. Aby odebrać fakturę w KSeF jako nabywca, przełącz się więc na „Faktury zakupowe (Podmiot2)”. Pozostałe dostępne zakładki to „Faktury podmiotu Innego (Podmiot3)” oraz „Faktury podmiotu upoważnionego”.

Jeżeli dokumentów jest dużo, kliknij „Filtrowanie”. Fakturę możesz znaleźć między innymi według pól „Identyfikator sprzedawcy”, „Numer KSeF”, „Numer faktury”, „Rodzaj daty”, „Data (Od, Do)”, „Rodzaj kwoty”, „Kwota (Od, Do)” lub „Waluta”. Wyniki wyświetla przycisk „Pokaż wyniki”, a kryteria usuwa się przez „Wyczyść” albo „Wyczyść wszystko”.

W tabeli zobaczysz między innymi „Nr KSeF”, „Nr faktury”, „Data wystawienia”, „Data zapisania w KSeF” i „Data otrzymania”. Dostępne są również kwoty netto, brutto i VAT oraz informacja o trybie wysyłki faktury.

Jak pobrać fakturę z KSeF krok po kroku

Aby pobrać fakturę z KSeF, zaloguj się w kontekście NIP właściwej firmy, znajdź dokument na liście faktur zakupowych i wybierz „Pobierz”. Cała procedura wygląda następująco:

1. Otwórz Aplikację Podatnika KSeF i wybierz „Zaloguj przez login.gov.pl” albo „Zaloguj certyfikatem”. Pierwsza metoda pozwala użyć Profilu zaufanego, mObywatela, bankowości elektronicznej lub e-dowodu, a druga podpisu albo pieczęci kwalifikowanej.
2. Jako kontekst logowania wybierz „NIP podmiotu”. Osoba obsługująca cudzą firmę musi mieć odpowiednie uprawnienia do jej faktur.
3. Wejdź do menu „Lista faktur”, a następnie wybierz „Faktury zakupowe (Podmiot2)”.
4. Jeżeli faktury nie widać od razu, rozwiń „Filtrowanie”, wpisz znane dane i kliknij „Pokaż wyniki”. Najprecyzyjniejsze wyszukiwanie umożliwia „Numer KSeF”.
5. Zaznacz właściwą fakturę. Przycisk „Pobierz” staje się aktywny po zaznaczeniu co najmniej jednego dokumentu.
6. Rozwiń „Pobierz” i wybierz potrzebny format. Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia pobieranie dokumentów jako XML i PDF.
7. Sprawdź zapisany plik. Jego nazwa odpowiada numerowi KSeF.

Jednorazowo można pobrać od 1 do 10 faktur. Jeśli zaznaczysz kilka dokumentów, zostaną zapisane w archiwum ZIP. Na jednej stronie listy można wyświetlić 10, 15 albo 50 elementów.

Możesz też kliknąć numer KSeF w tabeli. Jest on linkiem do szczegółów dokumentu, obejmujących dane stron i pozycje faktury. Z tego podglądu również można pobrać fakturę w wybranym formacie.

XML, PDF i kod QR — co pobierasz

Formalną fakturą ustrukturyzowaną jest plik XML, natomiast PDF stanowi jej czytelną wizualizację. Wydruk lub wizualizacja powinny odzwierciedlać dane zapisane w KSeF.

XML jest właściwym dokumentem elektronicznym, który może być przetwarzany przez system księgowy. PDF przydaje się do odczytania, przesłania lub wydrukowania danych faktury. Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów pozwalają pobierać e-Faktury również w postaci PDF.

Nie należy mylić faktury z UPO. Urzędowe Poświadczenie Odbioru jest odrębnym dokumentem XML potwierdzającym przyjęcie dokumentu przez KSeF. Zawiera między innymi numer KSeF, numer faktury, NIP sprzedawcy, datę przesłania i datę nadania numeru KSeF; numer referencyjny sesji nie jest numerem KSeF.

Faktura wystawiona ONLINE i przekazana poza systemem, na przykład jako PDF lub wydruk, ma jeden kod QR — KOD I — z numerem KSeF pod kodem. Faktura OFFLINE ma dwa kody: KOD I z napisem „OFFLINE” oraz KOD II z napisem „CERTYFIKAT”.

Po zeskanowaniu kodu QR lub kliknięciu zawartego w nim linku pojawia się komunikat „Faktura znajduje się w KSeF” oraz podstawowe dane dokumentu. Po podaniu numeru faktury, identyfikatora nabywcy lub informacji o jego braku oraz kwoty należności ogółem można pobrać XML albo PDF bez logowania.

Fakturę można też wyszukać anonimowo bez kodu QR. Na ekranie startowym Aplikacji Podatnika wybierz „Wyszukaj fakturę”, podaj „Numer KSeF”, a następnie uzupełnij wymagane dane i ponownie wybierz „Wyszukaj fakturę”. Po odnalezieniu dokumentu użyj „Pobierz”.

Kiedy faktura jest otrzymana

Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF, zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. Nie decyduje o tym data wystawienia ani moment wysłania dokumentu przez sprzedawcę.

Jeżeli faktura ma datę wystawienia 1 lutego 2026 r., została wysłana tego dnia o 23:56, ale numer KSeF nadano 2 lutego o 00:01, datą otrzymania jest 2 lutego 2026 r. W UPO odpowiada jej pole „data nadania numeru KSeF”, z uwzględnieniem szczególnych zasad przewidzianych dla niektórych nabywców.

Inaczej ustala się datę w przypadku nabywców, którym fakturę udostępnia się poza KSeF na podstawie art. 106gb ust. 4. Jeśli na przykład PDF został wysłany takiemu nabywcy e-mailem 3 lutego, dokument jest otrzymany 3 lutego, nawet gdy numer KSeF nadano 1 lutego. Szczególne reguły obowiązują również dla trybów OFFLINE.

Dostęp dla księgowej

Księgowa może pobierać faktury po otrzymaniu uprawnienia obejmującego ich przeglądanie i po zalogowaniu w kontekście NIP podatnika. Uprawnienie „dostęp do faktur” obejmuje faktury sprzedażowe i zakupowe, a jednocześnie jest odrębne od prawa do wystawiania dokumentów.

W Aplikacji Podatnika wybierz „Nadaj uprawnienie”, a następnie odpowiedni „Rodzaj uprawnienia”. Dla biura rachunkowego dostępna jest opcja „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, w której podaje się NIP, „Pełna nazwa” i zakres „przeglądanie faktur”. Dla konkretnej księgowej służy opcja „Osobie fizycznej do pracy w KSeF” z zakresem „przeglądanie faktur”.

Po uzupełnieniu danych wybierz „Nadaj uprawnienia”, a następnie „Odśwież”. Uprawnienia można kontrolować w menu „Zarządzaj uprawnieniami”, natomiast osoba uprawniona zobaczy własny zakres w „Moje uprawnienia”. Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej ma uprawnienia właścicielskie automatycznie.

W programach współpracujących z systemem może być używany token lub certyfikat KSeF. Przy setkach lub tysiącach faktur miesięcznie efektywniejsze od pobierania dokumentów za pomocą kodów QR może być masowe pobieranie po zalogowaniu przez program zintegrowany z API KSeF 2.0.

Najczęstsze problemy

Najczęstsze problemy wynikają z niewłaściwego kontekstu logowania, braku uprawnień, błędnego NIP nabywcy albo niepoprawnych danych użytych do wyszukiwania. W pierwszej kolejności sprawdź, czy wybrano „NIP podmiotu” właściwej firmy i zakładkę „Faktury zakupowe (Podmiot2)”.

• Faktury nie ma na liście: dokument staje się automatycznie dostępny nabywcy, jeżeli jego NIP zapisano w części Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP. NIP umieszczony w innym polu, takim jak NrVatUE lub NrID, nie zapewnia odbioru faktury po zalogowaniu.
• Na koncie jest cudza faktura: dokument z błędnym NIP trafia do podmiotu, do którego należy ten numer. KSeF nie ma funkcji zatwierdzania ani odrzucania faktur przez nabywcę. Sprawę trzeba wyjaśnić poza systemem, a sprzedawca wystawia korektę „do zera” i nową fakturę.
• Wyszukiwanie anonimowe nie działa: wystarczy jedna błędna dana, aby pojawił się komunikat o braku faktury i konieczne było rozpoczęcie od nowa. Kilka kolejnych błędnych prób może spowodować czasową blokadę pobrania danego dokumentu.
• Przycisk „Pobierz” jest nieaktywny: najpierw zaznacz co najmniej jedną fakturę na liście.
• Brak dostępu księgowej: sprawdź w „Zarządzaj uprawnieniami”, czy obowiązuje zakres „przeglądanie faktur”, a następnie zaloguj się ponownie w kontekście NIP podatnika.

Jeżeli problem wynika z niedostępności systemu, sprawdź poradnik co zrobić, gdy KSeF nie działa oraz bieżące komunikaty na oficjalnym portalu KSeF. Odbieranie faktur jest niezależne od procesu ich tworzenia; osobna instrukcja pokazuje, jak wystawić fakturę w KSeF.

Najczęściej zadawane pytania

Czy fakturę z KSeF można pobrać jako PDF?

Tak. Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia pobieranie dokumentów w formatach XML i PDF. Formalną fakturą ustrukturyzowaną pozostaje plik XML, a PDF jest wizualizacją danych zapisanych w KSeF.

Jak sprawdzić fakturę po kodzie QR?

Zeskanuj kod QR lub kliknij zawarty w nim link. Po wyświetleniu komunikatu „Faktura znajduje się w KSeF” możesz sprawdzić podstawowe dane, a po podaniu numeru faktury, identyfikatora nabywcy i kwoty należności ogółem pobrać XML albo PDF bez logowania.

Kiedy faktura z KSeF uznawana jest za otrzymaną?

Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF, zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. Dla nabywców otrzymujących dokument poza systemem oraz dla trybów OFFLINE obowiązują szczególne zasady.

Czy konsument dostanie fakturę z KSeF?

Faktury B2C są wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF, ale sprzedawca może wystawić je w systemie dobrowolnie. Konsument może otrzymać fakturę w uzgodniony sposób albo kod QR z danymi dostępowymi i pobrać dokument bez uwierzytelnienia.